Ett arbetsliv i den post-coroniala världen Cecilia Bohlin Astrid Brehmer Hedvig Elmlund Victor Huynh Molly Ingman Melina Åkesson INSTITUTIONEN FÖR industri- och materialvetenskap CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA Göteborg, Sverige 2022 www.chalmers.se Kandidatarbete inom Teknisk Design Ett arbetsliv i den post-coroniala världen Cecilia Bohlin, Astrid Brehmer, Hedvig Elmlund, Victor Huynh, Molly Ingman & Melina Åkesson Institutionen för industri- och materialvetenskap CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA Göteborg, Sverige Ett arbetsliv i den post-coroniala världen Cecilia Bohlin, Astrid Brehmer, Hedvig Elmlund, Victor Huynh, Molly Ingman & Melina Åkesson © Cecilia Bohlin, Astrid Brehmer, Hedvig Elmlund, Victor Huynh, Molly Ingman & Melina Åkesson Institutionen för industri- och materialvetenskap Chalmers Tekniska Högskola SE-412 96 Göteborg Sverige Telefon + 46 (31) 772 10 00 Omslag: Illustration av det hydrida arbetssättet av Victor Huynh Chalmers Digitaltryck, Göteborg, Sverige 2022 Förord Detta kandidatarbete omfattar 15 högskolepoäng och har genomförts på programmet Teknisk Design på Chalmers Tekniska Högskola i samarbete med Hogia Infrastructure and Products under vårterminen 2022. Vi vill rikta ett stort tack till vår handledare Siw Eriksson för god stöttning och stort engagemang under hela projektets gång. Vi vill också tacka examinator Lars-Ola Bligård för omsorgsfulla svar på alla frågor som dykt upp och programansvarig Andreas Dagman för råd och stöttning både under detta projekt och under de senaste tre åren. Ett extra stort tack till våra drivna och uppmuntrande företagshandledare Victor Bergh Alvergren och AnnTherese Johansson för den delaktighet som vi fått känna i ert team. Slutligen vill vi tacka alla som vi intervjuat och som svarat på våra enkäter. Det här projektet hade aldrig varit möjligt att genomföra utan er. Tack! Sammanfattning Antalet personer som föredrar att kunna växla mellan att jobba på distans respektive på kontoret ökade kraftigt under covid-19-pandemin. Inställningen till hybridarbete har förändrats drastiskt de senaste åren, men programvaror avsedda för arbete har inte kunnat hålla jämna steg eftersom de flesta av dessa inte är anpassade för att användas vid hybridarbete. Detta projekt undersöker problemen som uppkommer vid användning av existerande programvaror vid arbete i en hybridmiljö, med målet att utveckla en prototyp av en programvara som är bättre lämpad för att uppfylla användarens behov. Projektet har utförts tillsammans med företaget Hogia som arbetar med programvaruutveckling. Resultatet kan delas upp i tre delar. Den första delen beskriver de huvudsakliga problemen som uppstått vid hybridarbete, där hälsa och kommunikation var två viktiga områden. Den andra delen beskriver en prototyp av Hogia Share, en programvara som enkelt låter användaren dela sitt arbete så att flera kollegor att bidra till arbetet samtidigt. Den tredje redogör för en prototyp av Hogia BreakTime som har syftet att förbättra anställdas hälsa. Sammanfattningsvis kan resultatet användas av Hogia som underlag vid utveckling av framtida programvaror. Abstract The amount of people who prefer to mix between working remotely and in-office increased to a significant extent during the Covid-19 pandemic. While the attitude towards hybrid working has changed drastically, software used for work has not been able to keep up, as most products are not customized to be used in a hybrid work environment. This project researches the problems that emerge when using existing software while working in a hybrid environment with the aim of creating a prototype of a software system more adapted to users’ needs. The project has been carried out together with the software development company Hogia. The result can be divided into three parts. The first part describes the main problems found with hybrid working, where health and communication were two of the most significant concerns. The second describes a prototype of Hogia Share, a software system which allows the user to share their work easily and authorize multiple colleagues to contribute. The third defines a prototype of Hogia BreakTime, which has the purpose of improving employees’ health. In conclusion, the result can be used by Hogia as a foundation when developing their future software systems. Executive summary Under våren 2020 bröt Covid-19 pandemin ut, vilket ledde till att en stor del av den arbetsverksamma befolkningen i Sverige tvingades arbeta hemifrån. Arbetsgivare var tvungna att komma på kreativa lösningar för att få distansarbete att fungera, och mjukvaruutvecklare fick jobba hårt för att leverera programvaror som kunde prestera tillräckligt bra för att möta de nya utmaningarna. När Covid-19-pandemin under våren 2022 började lida mot sitt slut hade företag utvecklats och fler och fler anställda började erbjudas möjligheten att fortsätta arbeta delvis på distans, på en så kallad hybrid arbetsplats. Tillsammans med Hogia, ett företag som utvecklar programvaror inom bland annat lön, HR och kollektivtrafik har detta projekt skett för att ta reda på de utmaningar som kommer med en hybrid arbetsplats, och ta fram koncept för att underlätta dessa. Följande frågeställningar formulerades för projektet: • Vilka är de primära problem som uppstår i den arbetsstruktur där medarbetare kan välja mellan att arbeta på plats eller på distans? • På vilket sätt kan en programvara från Hogia utformas eller vidareutvecklas för att åtgärda de problem som uppstår och bidra till en bättre hybrid arbetsmiljö? • Hur väl anpassade är Hogias programvaror till hybridarbete? Arbetet inleddes med en marknadsundersökning och en litteraturstudie som skedde löpande under hela arbetet samt en datainsamling i form av intervjuer och enkäter. Totalt hölls 18 intervjuer, inklusive en pilotintervju, där problemen som identifierades kunde kategoriseras i tre huvudområden: Sociala sammanhang och välmående, Kommunikation och Möten. Från dessa områden kunde en lista över identifierade behov och önskemål formuleras baserat på respondenternas svar. De behov och önskemål som låg i fokus för det fortsatta utvecklingsarbetet var följande: Behov med avseende på kommunikation • Förenkla samarbeten • Sänka tröskeln för snabb kommunikation såsom att ställa enklare frågor eller be om feedback Behov med avseende på rast och välmående • Uppmuntra till lämpliga avbrott i arbetet för rast och/eller miljöombyte. Önskemål med avseende på rast och välmående • Uppmuntra till förändrad kroppsposition • Möjliggöra för eventuella förbättringar i den fysiska och psykiska hälsa. På dessa områden genomfördes olika konceptgenereringsmetoder som resulterade i ett konceptförslag: Share, en lösning som ämnar att underlätta samarbetet mellan kollegor genom skärmdelning med flera olika användare samtidigt. Share medför en direktlänk mellan användarna och programvarorna på användarnas datorer sådan att det delade programmet är redigerbart för alla kollegor som använder programmet och är med i gruppen där innehållet delas. Genom att dela en programvara på arbetsytan i Share bjuds övriga deltagare in till att samarbeta i programvaran. Alla ändringar som sker i Share uppdateras direkt i datorn hos den medarbetare vars program delas. Efter diskussion med utvecklare från Hogia bedömdes detta koncept inte vara realiserbart i nuläget, och detta blev därför en framtidslösning. Därför utvecklades konceptet Hogia BreakTime, ett koncept som kan realiseras utan dröjsmål. BreakTime har ett annat fokusområde, baserat på en annan del av listan med de identifierade behoven och önskemålen. Det är en programvara som uppmuntrar användaren till en mer hälsosam arbetsrutin i den hybrida arbetsmiljön med avseende på raster, rörelse och arbetstid. Programvaran medför att användaren kan registrera och hålla koll på sin arbetsdag, bli påmind om att ta raster och byta arbetsställning och samtidigt försäkra sig om att rätt antal arbetstimmar utförs oavsett vilken tid på dagen man väljer att arbeta. Vidare ges förslag på hur vardera koncept kan utvecklas i framtiden. De tekniska förutsättningar som krävs för att Share ska vara realiserbart har inte i detta undersöks närmare. Arbetet inom detta område lämnas därmed till utvecklare med expertis och resurser. Det finns även vidareutveckling som kan ske med avseende på ökad kommunikationen som sker direkt genom Share. Framtida utvecklingsmöjligheter av BreakTime kan ske med bland annat artificiell intelligens, AI, en sorts teknik som möjliggör för datorer och robotar att resonera genom att efterlikna ett kognitivt beslutstänkande likt en människa. Genom AI ses potential i att programmet själv ska kunna ge förs- lag på lämplig tidpunkt att ta rast, hur lång rasten ska vara och eventuell pausaktivitet. De två framtagna koncepten fyller båda ett tomrum för vad som idag skulle krävas för att en hybrid arbetsplats skulle fungera optimalt. Share sänker tröskeln för att initiera samarbeten. BreakTime förbättrar den fysiska såväl som psykiska hälsan för kontorsanställda. Innehållsförteckning 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 2 1.2 Syfte och mål 2 1.3 Frågeställningar 2 2. Slutresultat 5 2.1 Problembild gällande hybridarbete 6 2.2 Hogia Share 6 2.3 Hogia BreakTime 6 3. Orientering 9 3.1 Hogias verksamhet 10 3.2 Att arbeta hemifrån 10 3.2.1 Övergång till hybridarbete 11 3.2.2 Arbetstidslagen 11 3.2.3 Raster 11 4. Marknadsundersökning av liknande produkter 13 4.1 Programvaror relaterade till hybridarbete 14 4.2 Programvaror inom tidshantering 16 5. Teoretiskt ramverk 19 5.1 Kommunikation och välmående på arbetsplatsen 20 5.2 Varierad kroppsposition under kontorsarbete 20 5.3 Usability 21 5.4 Teknik 22 6. Process- och metodbeskrivning 25 6.1 ACD3 26 6.2 Empirisk datainsamling 26 6.3 Analys och behovsidentifiering 26 6.4 Konceptgenereringsmetoder 27 7. Genomförande 29 7.1 Fas 1 - Datainsamling 30 7.1.1 Introduktion med Hogia 30 7.1.2 Fördjupning inom hybridarbete 31 7.1.3 Pilotintervju 31 7.1.4 Intervjuer 32 7.1.5 Enkät 33 7.1.6 Marknadsundersökning 33 7.2 Fas 2 - Analys av datainsamling 33 7.2.1 Analys 33 7.2.2 Listor över identifierade behov och önskemål 33 7.3 Fas 3a - Konceptgenerering 34 7.3.1 Konceptgenerering 34 7.4 Fas 4a - Konceptutvärdering och användaråterkoppling 35 7.4.1 Utvärdering av koncept 35 7.4.2 Realisering i teorin 35 7.5 Fas 3b - Konceptgenerering 36 7.5.1 Konceptgenerering 36 7.6 Fas 4b -Konceptutvärdering och användaråterkoppling 37 8. Resultat av datainsamling 39 8.1 Hogias programvaror 40 8.2 Socialt sammanhang och välmående 40 8.3 Kommunikation 42 8.4 Möten 43 8.5 Listor över identifierade behov och önskemål 43 9. Resultat av konceptutveckling 45 9.1 Share 46 9.1.1 Funktioner 46 9.1.2 Uppfyllda behov och önskemål 48 9.1.3 Usability 49 9.1.4 Användaråterkoppling 49 9.1.5 Användarscenario 50 9.2 BreakTime 52 9.2.1 Funktioner 52 9.2.2 Uppfyllda behov och önskemål 56 9.2.3 Usability 56 9.2.4 Användaråterkoppling 56 9.2.5 Användarscenario 57 10. Diskussion 59 10.1 Realiserbarhet för Share 60 10.2 Realiserbarhet för BreakTime 60 10.3 Validitet 61 10.4 Etik 62 11. Slutsatser 65 12. Slutkonceptens fortsatta utveckling 69 12.1 Share 70 12.2 BreakTime 70 13. Källförteckning 73 14. Bilagor 77 Bilaga 1 - Intervjumall 1 78 Bilaga 2 - Intervjumall 2 80 Bilaga 3 - Enkät 82 Bilaga 4 - KJ-analys 83 Bilaga 5 - Användaråterkopling 92 Bilaga 6 - identifierade behov 95 Bilaga 7 - identifierade önskemål 96 Bilaga 8- Viktning 97 Bild med rättigheter från StartupStockPhotos 1. Inledning Hogia startade detta kandidatarbete med avsikt att undersöka vad det finns för utmaningar och behov vid arbete i den post-coroniala världen, där vissa arbetar hemifrån och vissa på kontoret, och med detta som grund ta fram koncept som stödjer ett modernt arbetssätt. I följande kapitel ges en introduktion till grunden för arbetet där bakgrund, syfte, mål och frågeställningar presenteras. 1 1.1 Bakgrund Hogia är ett Stenungsundsbaserat företag som sedan 1980 har arbetat med att utveckla programvaror inom bl.a lön, HR och kollektivtrafik för att hjälpa företag framåt i sin utveckling (Hogia, u.å.a). Under covid-19- pandemin förändrade många av Hogias kunder sina arbetssätt då många tvingades börja arbeta på distans, något som kan komma att ha en påverkan på Hogias programvaror i framtiden då det förväntas att allt fler kommer få möjlighet att arbeta hemifrån även efter pandemin. Innan covid-19-pandemins start var normen att varje arbetsverksam person gick till sin fysiska arbetsplats för att utföra sitt arbete. Pendling var för många ett faktum ifall arbetsplatsen inte låg nära hemmet. När pandemin kom under våren 2020 visade det sig att många av de arbeten som skedde på kontor faktiskt kunde genomföras även om den anställde inte befann sig inom kontorets fyra väggar. För många flyttades arbetsplatsen från ett kontor i stan till ett rum i hemmet. Kontakten kollegor emellan sköttes via digitala mötesprogram såsom Zoom och Microsoft Teams och arbetet kunde skötas helt eller delvis på distans. Detta reste frågan huruvida arbete egentligen behöver utföras från kontoret eller om det kan utföras var som helst ifrån (Choudhury, 2020). Under våren 2022, två år efter pandemins start, öppnades många länder upp på nytt och arbetsplatserna kunde än en gång välkomna sina anställda in på arbetsplatsen. Detta innebar dock inte att de anställda var tvungna att fysiskt vara på kontoret varje dag. Många arbetsplatser utforskar idag alternativet att implementera ett arbete i hybridformat även efter pandemins slut. Med arbete i hybridformat avses möjligheten att kombinera arbete hemifrån med arbete på ett mer traditionellt kontor för att anställda ska kunna anpassa arbetet efter sina egna liv och preferenser (Choudhury, 2020). 1.2 Syfte och mål Studien genomfördes med avseende på svenska företag vars anställdas primära arbetsuppgifter är kontorsbelagda. Syftet med projektet var att studera och identifiera de behov och önskemål kontorsanställda har med avseende på de digitala verktyg och metoder som används vid hybridarbete. Målet med projektet var att utifrån identifierade behov och önskemål utveckla konceptförslag för att möjliggöra likvärdiga förutsättningar för kontorsanställda att utföra sitt arbete, oavsett var de väljer att arbeta ifrån. 1.3 Frågeställningar De huvudsakliga frågeställningarna som undersöktes i arbetet är följande: • Vilka är de primära problem som uppstår i den arbetsstruktur där medarbetare kan välja mellan att arbeta på plats eller på distans? • På vilket sätt kan en programvara utformas eller vidareutvecklas för att åtgärda de problem som uppstår och bidra till en bättre hybrid arbets- miljö? • Hur väl anpassade är Hogias programvaror till hybridarbete? 2 3 Billd med rättigheter från Antonio Janeski 4 2. Slutresultat Utfallet av detta projekt är ett resultat i tre delar. Den första delen utgörs av en problembild, baserad på en empirisk datainsamling och analys. Analysen beskriver de svårigheter som kontorsanställda upplever på sitt arbete vid tillämpning av hybridarbete. Den andra delen består av ett koncept framtaget i syfte att underlätta hybridarbete och är menat att realiseras i framtiden. Den tredje delen består av ett koncept med samma syfte, men är framtaget i avseende att implementeras omgående. 5 2.1 Problembild gällande hybridarbete Problembilden är uppdelad i följande kategorier: • Hogias programvaror • Socialt sammanhang och välmående • Kommunikation • Möten Gällande Hogias programvaror tyder resultatet på att det inte finns några större skillnader mellan att arbeta med dessa på kontoret eller på distans. Detta motiveras av att de som deltog i intervjuerna uppgav att de inte använder Hogias produkter för att samarbeta utan använder dem individuellt, ofta med uppgifter som bygger på varandra och därmed inte kan utföras parallellt. Det upplevdes vissa problem relaterade till de lokalt installerade Core-produkterna då vissa endast har dessa på datorer på kontoret och därmed behöver fjärrstyra. Dessa respondenter tyckte att de molnbaserade produkterna i Hogia Star fungerade bättre på distans. När det kommer till socialt sammanhang och välmående uttryckte många respondenter i såväl intervjuerna som enkäten att ensamheten ökat och vänskapsrelationer med kollegor försämrats under den tid ett arbeta på distans eller hybrid på grund av Covid-19 pandemin har varit nödvändigt. Många av de intervjuade sade också att de tar färre och kortare raster och har svårt att definiera när arbetet börjar och slutar, vilket leder till att de arbetar mer än de ska. Samtidigt uppskattade de friheten att kunna bestämma över sina arbetstider själv och att det ger en ökad möjlighet att planera sin vardag. Inom området kommunikation visar resultatet att hybridarbete kan försvåra den mindre formella, snabba kommunikationen som i annat fall sker spontant på kontoret. Intervjudeltagarna uppgav att det är svårare att ställa snabba frågor och få feedback eftersom det kan vara svårt att dels veta vem som ska frågas och dels veta om den personen är upptagen. De sade också att det är vanligt förekommande att medarbetare som arbetar hemifrån går miste om information som förmedlas utanför mötena. Gällande möten tyckte många av intervjurespondenterna att det fungerar dåligt i situationer där vissa är på distans och vissa på kontoret, och föredrar istället att alla är antingen på kontoret eller på distans. Det visades även vara lättare att bli distraherad under möten när de sker på distans. 2.2 Hogia Share Det första konceptet, Hogia Share, skapades för att förenkla den snabba kommunikationen som annars är svår att åstadkomma vid distansarbete. Share är en lokalt nedladdningsbar programvara som låter användaren dela program från sin dator direkt till en grupp, där gruppmedlemmarna i sin tur kan gå in och redigera direkt i programmen. På produktens startsida har användaren genvägar till frekvent kontaktade personer och grupper. När ett samarbete är startat får alla i gruppen en notis om att de kan gå med om de vill. Vem som helst i gruppen kan sedan dela ett program, oavsett om det är externt eller från Hogia, och de andra kan redigera i det. Om flera personer vill dela saker samtidigt blir det på olika flikar, och om användare behöver kommunicera något kan de skriva i chatten så når det hela gruppen. Ändringar sparas sedan automatiskt i programmet hos den användare som delat programmet. Hogia Share är avsett att kunna implementeras i framtiden, eftersom det krävs en hög grad av utveckling av operativsystem och andra tekniska lösningar som är utanför projektets omfattning. 2.3 Hogia BreakTime Hogia BreakTime utvecklades i syfte att åtgärda de problem som respondenter uttryckte gällande raster och definiera när arbetet börjar och slutar. Produkten består av en stapel placerad längst till höger på datorskärmen som markerar hur stor andel av arbetsdagen som användaren har gjort. Den ger också notiser om att ta rast. Användaren kan själv ställa in hur långa tidsintervall denne vill arbeta respektive pausa. När användaren går på rast ger BreakTime även förslag på en bra pausaktivitet såsom att meditera eller 6 stretcha i några minuter. BreakTime påminner också användaren om att byta arbetsställning när detta anses lämpligt. Användaren kan själv styra över utseende och notiser i inställningarna så att produkten enkelt kan anpassas efter olika individers förutsättningar och behov. Hogia BreakTime ser till att anställdas hälsa upprätthålls oavsett var de väljer att jobba ifrån. De tekniska och marknadsmässiga förutsättningarna finns för att kunna lansera produkten omgående. 7 Billd med rättigheter från Marvin Meyer 8 3. Orientering I följande kapitel presenteras bakgrundsfakta om uppdragsgivaren och projektets frågeställning samt om kon- texten resultatet är ämnad för. 9 3.1 Hogias verksamhet Hogia är ett svenskt företag, grundat 1980 som utvecklar och säljer programvaror inom bland annat ekonomi och transport. I Hogiagruppen finns 30 olika bolag som vart och ett verkar inom ett specifikt område. Hogias kunder har kontor och bedriver sin verksamhet i Norden och Storbritannien (Hogia, u.å.a). Hogia tillhandahåller molnbaserade såväl som lokalt installerbara programvaror. De molnbaserade hänger ihop i en gemensam plattform, Hogia Star, som finns till för att användaren inte ska behöva ladda ned program eller säkerhetskopiera data själv. Information överförs direkt mellan produkterna och det går även att integrera lokalt installerade produkter med de molnbaserade (Hogia, u.å.b). I Hogia Star ingår bland annat programvarorna Hogia Point, Hogia OpenHR Tid och Hogia SignIt. Point hjälper användaren fördela sitt arbete på ett bra sätt genom att föreslå i vilken ordning uppgifter behöver göras och samlar all kommunikation mellan ett företag och dess kunder på en plats (Hogia, u.å.c). OpenHR Tid är ett verktyg för tidrapportering och ser till att medarbetaren och arbetsgivaren får tidrapporter för arbetstid, frånvaro, övertid och tillägg (Hogia, u.å.d). SignIt är en produkt för digital signering som gör att användaren kan signera dokument på valfri enhet och vara säker på att signeringen håller för rättslig granskning (Hogia, u.å.e). Bland Core-produkterna finns bland annat Hogia Lön, Hogia Analys och Hogia Fastighet Pro. Hogia Lön är ett verktyg för lönekörning som med hjälp av automatiska funktioner ser till att skatt och arbetsgivaravgifter räknas ut korrekt och att lön betalas ut (Hogia, u.å.f ). Analys används för att analysera företags ekonomi, simulera framtidsscenarion och ta fram prognoser (Hogia, u.å.g). Fastighet Pro är en helhetslösning för fastighetsförvaltare som underlättar för hanteringen av hyror, kontrakt, lön och liknande (Hogia, u.å.h). 3.2 Att arbeta hemifrån Att utföra sitt arbete hemifrån är något som under covid-19-pandemin blev allt vanligare och upp emot 40% av anställda i Sverige gick över till att jobba på distans i någon mån (Statistikmyndigheten, 2021). Att arbeta på distans är inte något som ser ut att försvinna när pandemin lider mot sitt slut och många företag tittar på hur de kan inkorporera distansarbete Ett digitaliserat arbete har även visat sig ge upphov till problem med att hitta sociala kontakter på arbetsplatsen (Choudhury, 2020). Känslan av ensamhet bland människor har visat sig öka under det senaste århundradet i takt med digitaliseringen av vår vardag. I en studie som utfördes i april 2021 av American Psychiatric Association rapporterade två tredjedelar av deltagarna att de kände sig ensamma och isolerade när de jobbade helt hemifrån under pandemin (Robinson, 2021). 10 3.2.1 Övergång till hybridarbete När ett företag byter arbetsform och låter anställda själva välja hur och när de vill arbeta finns det några faktorer som företag bör tänka extra på. Att ändra arbetsform gör att den anställde behöver fokusera mer på mål och resultat, eftersom kollegor och chefer inte är lika aktivt närvarande. Detta medför att organisationen behöver formulera mål för såväl stora som små grupper för att möjliggöra framgångsrikt enskilt arbete. Tydligt uppsatta mål förbättrar prestationen och gör att kognitiv stress sjunker. Det är också viktigt att definiera vilka arbetsuppgifter som bäst utförs på kontoret respektive på distans och att förhindra bildningen av subkulturer där vissa anställda får information i förväg eller börjar diskutera ett beslut innan alla inblandade har fått ta del av den information som finns (Virgin, 2021). Hybridarbete kan också öppna upp möjligheter för företag att bygga om kontor och flytta till nya, eventuellt mindre, lokaler eftersom kraven på arbetsmiljö och plats förändras. Vissa företag som övergått till en mer hybrid arbetsform har implementerat aktivitetsbaserade kontor där det finns olika utformade arbetsmiljöer avsedda för olika arbetsuppgifter. Fördelarna av att jobba på det sättet har dock visat sig vara begränsade av faktorer som företagen behöver arbeta aktivt med. Det är till exempel viktigt att ha tillräckligt med platser för att det inte ska bli konkurrens om dem, och det måste vara enkelt för kollegor att hitta varandra för att kunna samarbeta (Virgin, 2021). 3.2.2 Arbetstidslagen I Sverige är arbetsdagen reglerad enligt arbetstidslagen när det kommer till bland annat längd, antal arbetstimmar per vecka, raster och övertid. Anställda får till exempel inte ha en ordinarie arbetstid på över 40 timmar i veckan. Om personen arbetar övertid får inte mer än 48 timmar tas ut under en fyraveckorsperiod eller 50 timmar under en kalendermånad. Arbetstagare har även rätt till minst 11 timmars dygnsvila mellan varje arbetsdag och att inte arbeta längre än 5 timmar i följd utan att få rast (Arbetstidslagen, 2020). 3.2.3 Raster Att ta avbrott under arbetsdagen är viktigt för att förbättra arbetsprestation och produktivitet. Raster ger möjlighet för återhämtning, vilket i sin tur leder till bättre fokus på arbetet. Men det spelar stor roll vad som faktiskt görs under rasten. Att till exempel utföra sysslor i hemmet, förbereda inför möten eller fortsätta sitta framför en datorskärm associeras inte med de positiva effekter som en rast kan ge. Detta kan exempelvis vara att äta något, ta en promenad eller läsa en bok (Demerouti, E et al. 2012). Lämplig längd att ta på rasten är förstås individuellt och hur ofta det är värdefullt att ta rast beror på hur intensivt arbetet som utförs är. Ju mer resurskrävande för användaren arbetet är att utföra - desto fler raster behövs för att ge individen möjlighet att återhämta sig. Genom att ta lämpliga raster anpassade efter arbetet ökar även individens produktivitet. (Burkland, 2013). 11 Billd med rättigheter från Alec Redd 12 Billd med rättigheter från Hermann Traub 4. Marknads- undersökning Följande kapitel presenterar en översikt över program som idag finns på marknaden som behandlar problem liknande de som påträffats under projektets gång. 13 4.1 Programvaror relaterade till hybridarbete Microsoft Teams Microsoft Teams är ett mötesprogram skapat för att lätt kunna hålla kontakten med kollegor och vänner och dela digitalt innehåll med varandra. Det finns flera funktioner såsom Activity, Chat, Teams, Calendar, Calls och Files. Under fliken Teams är det till exempel möjligt att skapa en grupp med personer som ofta kontaktas eller gå med i en befintlig grupp som finns tillgänglig via exempelvis ens arbetsplats. Det är även enkelt att starta digitala möten genom att ringa upp via programmet eller bjuda in någon via länk. I mötet är skärmdelning en populär funktion, där en mötesdeltagare kan visa upp saker från sin egen dator. Det är också möjligt för en annan mötesdeltagare att begära kontrollen och därigenom styra den andra personens dator från sin egen. Teams har även en del verktyg för att underlätta idégenerering. Verktyget Whiteboard har mallar för till exempel brainstorming, moodboard och olika typer av analys. Användare kan skriva, lägga in bilder och filer, sätta post-it-lappar, göra former och reagera på saker på whiteboarden. Whiteboard går även att använda direkt i möten för att enkelt samarbeta i realtid (Microsoft, u.å.a). Zoom Ett ytterligare digitalt mötesverktyg är Zoom, vars huvudfunktion är att enkelt kunna chatta och videosamtala med andra personer. Programmet kan användas både genom en skrivbordsapplikation och direkt i webbläsaren. Programmet används främst för videosamtal, möten och konferenser. Även i Zoom finns möjligheten att dela skärm, dela filer, chatta - både med hela möten och med enskilda personer - eller skapa mindre rum, så kallade breakout rooms, inom möten. Liksom i Microsoft Teams är det även i Zoom möjligt att styra en annan persons dator genom skärmdelning och en begäran att styra genom remote control (Zoom, u.å). Envoy Företaget Envoy är en plattform som ska underlätta för hybridarbete. På plattformen finns det olika produkter som ett företag kan köpa, exempelvis Protect, Desks och Rooms. Protect utvecklades i syfte att skapa trygghet och förenkla för anställda när de går tillbaka till att jobba på kontoret. I Protect kan användaren se vilka dagar dennes kollegor är på kontoret för att enkelt kunna synka scheman och boka in när användaren själv vill vara på kontoret. Det är också möjligt att ladda upp friskhetsintyg eller använda inloggning som ett passerkort för att låsa upp dörrar till kontoret. Med hjälp av dessa funktioner kan chefer och administratörer hålla koll på statistik om resultat och kontorets kapacitet och fatta beslut baserade på datan. Desks används för att boka en arbetsplats på kontoret. En administratör kan ange att vissa platser är permanent bokade och även placera medlemmar från samma team nära varandra automatiskt i “neighborhoods” samtidigt som den anställda har friheten att boka en annan plats. Utifrån denna data kan chefer anpassa kontorets kapacitet. Rooms används för att boka ett rum på kontoret. Anställda kan hitta rum via Envoys app eller kolla utanför rummen om de är bokade eller inte. De checkar sedan in i rummet, och om de inte längre behöver det kan de checka ut så någon annan kan använda det (Envoy, u.å). 14 Trello Trello används för att skapa att-göra-listor och dela dem med andra. Det fungerar genom att en tavla skapas med olika kategorier av att- göra-listor, exempelvis för olika tidsintervall. I varje kategori läggs sedan “kort” med saker som ska göras till och vilka personer som ska vara delaktiga i uppgiften. Inuti ett kort går det även att lägga till en beskrivning, kommentera hur det går med uppgiften, lägga till en deadline eller lägga till en checklista med olika deluppgifter som ska utföras innan kortet är klart. I Trello finns även en kalender där kort kan placeras baserat på dess deadline. Trello kan dessutom integreras med andra programvaror, till exempel Slack, Google Drive och Microsoft Teams (Trello, u.å). Slack Syftet med Slack är att förenkla samarbeten och kommunikation på distans. I Slack finns olika workspaces, till exempel kan en användare ha ett workspace för hela företaget och flera enskilda för vardera team. I varje workspace finns det olika kanaler där användaren kan skapa trådar, och i varje tråd kan sedan andra användare kommentera och komma med feedback. Kanaler kan vara öppna för alla att gå med i eller privata, då krävs en inbjudan för att komma med. Det finns även en direkt meddelande-funktion för att kontakta en enskild person. Genom funktionen Slack Connect går det även att skicka ett direkt meddelande till personer utanför en användares workspace, till exempel till en person på ett annat företag (Slack, u.å). Miro Miro är ett digitalt samarbetsverktyg som används för exempelvis brainstorming och workshops, framförallt på distans. Det består huvudsakligen av en digital whiteboard där användaren kan placera text, bilder och figurer på fri hand, eller med hjälp av de mallar som erbjuds, helt utan någon storleksbegränsning. Whiteboarden delas av flera personer som alla kan redigera den tillsammans i realtid eller var för sig vid valfri tidpunkt. (Miro, u.å) Microsoft Live Share Visual Studio Code är ett program från Microsoft för programmering i olika programmeringsspråk som C+ och python. Inuti programmet finns verktyget Live share vsom gör det möjligt för användare att koda tillsammans med andra. Verktyget fungerar genom att den som önskar dela en programmeringsfil skapar en länk kopplad till den valda filen. Länken öppnar upp för liveanslutning till filen och ger utomstående tillgång till att redigera live. Utomstående ansluter till filen genom länken och samarbetet kan börja. När samarbetet sedan är klart avslutar ägaren till filen länkens delning och all redigering sparas lokalt på dennes egna dator (Microsoft, u.å.b). 15 4.2 Programvaror inom tidshantering Timerdoro Timerdoro är en digital timer. Programmet använder sig av olika tidsintervall för att hjälpa användare hålla koll på tiden. Förutom vanlig start- och stopptimer innehåller programmet exempelvis en pomodorotimer där användaren ställer in tidsintervall för både arbete och rast (Timerdoro, u.å). Clockify Clockify är ett timerverktyg som hjälper användaren att samla arbetstimmar. Appen använder sig av tidtagare och tidtabeller för att spåra användarens aktivitet och logga dess totalt utförda arbetstimmar per projekt. Genom simpel start-och stoppfunktion spåras användarens arbetstimmar som sedan överförs automatiskt till tidrapporten Timesheet där användarens totala arbetstimmar per projekt finns samlade. Önskar användaren att lägga till ytterligare tidrapportering går detta att göra manuellt. Utöver tidrapporter överförs ens arbetstimmar till Dashboard, en anslagstavla som innehåller statistiska diagram och tabeller för att ge en översiktlig bild över hur tiden har spenderats. Vidare finns bland annat en kalender inuti programmet samt Reports där sammanfattande data över alla medlemmars tidrapporter i ens projekt finns tillgängliga (Clockify, u.å). 16 17 Billd med rättigheter från Hermann Traub 18 5. Teoretiskt ramverk Följande kapitel beskriver det teoretiska ramverk som använts för att ge fördjupning inom området och underbygga genomförda val under arbetets gång. 19 5.1 Kommunikation och välmående på arbetsplatsen Kommunikation är inte bara ett sätt att sprida information på arbetsplatsen. För att skapa ett gott arbetsklimat på en arbetsplats krävs det att medarbetarna även kommunicerar med varandra i form av ömsesidig feedback, visar öppenhet kring känslotillstånd och får snabb respons. God kommunikation på arbetsplatsen har visats påverka de anställdas välbefinnande, minska sjukfrånvaro och öka benägenheten att stanna inom organisationen (Hagerlund, 2013). En stor del av människans existens bygger på kommunikation. Varje arbetsplats bör därför se till att kommunikationen är välplanerad. I begreppet arbetsplatskommunikation innefattas förutom organisationens mål, planer och strategier också personalförmåner, beslut, förändringar och andra frågor som är aktuella för de anställda. Denna typ av kommunikation har stor betydelse för företags utveckling och främjar framåtandan inom arbetsgrupper (Hagerlund, 2013). 5.2 Varierad kroppsposition under kontorsarbete Kontorsarbete medför långa perioder av stillasittande vilket i längden kan leda till smärta i olika delar av kroppen. Ett resultat av att sitta med huvudet framåtböjt är att smärta i nacken kan uppkomma. Detta är en följd av den statiska belastningen som huvudets tyngd skapar som medför skjuvkrafter mellan nackkotorna (Osvalder. u.å). Den mänskliga anatomin medför att det är svårt att upprätthålla en ergonomisk sittställning under en längre tid. För att inte påfresta ryggen mer än nödvändigt bör en position som stödjer ryggens naturliga s-form eftersträvas. (Osvalder. u.å) En sittande arbetsposition medför att ryggraden förlorar denna s-form. Detta är anledningen till att det inte finns någon ideal sittposition utan bara mer eller mindre ergonomiska. Detta är anledningen till att långvarigt sittande ökar risken för smärta i ländryggen (Osvalder et al., u.å). Det är även vanligt att kontorsanställda upplever smärta i skulderbladen någon gång under sitt yrkesliv. Detta beror på att skuldrans positionering vid kontorsarbete inte är biomekaniskt gynnsamt. Framdragna axlar skapar dåligt utrymme för muskelsenorna runt skulderbladen och skapar på så vis värk på lång sikt. (Osvalder. u.å) Personer med ett stillasittande arbete behöver byta sittposition ofta eftersom en statisk kroppsposition upplevs obekväm efter efter en tid. En människa behöver byta kroppsposition minst var tjugonde minut för att denna ska upplevas ergonomisk. (Osvalder et al., u.å) 20 Jordan beskriver även 10 principer för användbar design med följande definitioner: 1. Consistency (Inre konsekvens): Konsekvent design på det sättet att användaren kan lösa liknande uppgifter på liknande sätt. 2. Compatibility (Yttre konsekvens): Konsekvent design på det sättet att liknande uppgifter utförs på samma sätt som det gör på liknande produkter. 3. Consideration of user resources: Ha användarens resurser i åtanke när gränssnitt designas. 4. Feedback: Att designa så att användaren får indikation om att handlingen har tagits emot samt respons på hur resultatet av handlingen utfördes. 5. Error prevention and recovery: Designa för att förhindra att användaren gör fel samt ge möjlighet att återhämta om fel begås. 6. User control: Designa för att användaren ska uppleva en kontroll över produkten 7. Visual clarity: Design för att information på gränssnittet ska kunna förstås och tas in så enkelt som möjligt utan att skapa förvirring. 8. Prioritisation of functionality and information: Designa för att den viktigaste informationen och funktionaliteten är mest lättillgänglig. 9. Appropriate transfer of technology: I syftet att öka produktens usability, utnyttja teknik som existerande i andra kontexter. 10. Explicitness: Designa produkten så att ledtrådar ges angående dess funktionalitet och hur den fungerar (Jordan, 2002). 5.3 Usability Usability är ett begrepp som ofta används när det talas om digitala gränssnitt. Den officiella definitionen av usability lyder som följer: ”… the effectiveness, efficiency and satisfaction with which specified users can achieve specified goals in particular environments” (ISO DIS 9241-11). Definitionen kompletteras ofta av Jordans 5 usabilitykomponenter. Dessa lyder: 1. Guessability: Hur krävande en uppgift är för förstagångsanvändare. 2. Learnability: Hur krävande en uppgift är för användare som utfört uppgiften tidigare. 3. Experienced user performance: Hur krävande en uppgift är för erfarna användare. 4. System potential: Den optimala nivån av usability som är möjlig. 5. Re-usability: Hur krävande en uppgift är för användare som inte utfört den specifika uppgiften med produkten under en relativt lång period sedan senaste gången (Jordan, 2002). 21 5.4 Teknik Att dela sin skärm har blivit en viktig del av dagens sätt att samarbeta, både inom och utanför hybridarbetet. Skärmdelning är möjligt genom att en användare ger ett program, såsom Microsoft Teams eller Zoom, tillgång till den information som finns på användarens skärm. Skärmdelning och samarbete mellan flera olika datorer blir allt vanligare i takt med att varje person i allt högre grad äger en egen dator som denne kan arbeta på var som helst ifrån. Skärmdelning sker ofta via en teknik som kallas grafisk terminalemulator. Grafiska terminalemulatorers uppgift är att göra så att en dator får tillgång till den information som finns på en annan dator. Denna information kan förmedlas antingen via kommandotolk eller ett grafiskt användargränssnitt. Det är samma princip som appliceras när det kommer till att fjärrstyra en dator från en annan (Techopedia, u.å.). Även Norman tar upp Artefakternas psykologi som bör ta hänsyn till i utformandet av gränssnitt, innehållande följande (Rexfelt, 2021): • Mentala modeller: Modeller människor har av sig själva, andra, omgivningen och artefakterna. Detta formas genom erfarenhet och instruktioner. • Affordance: De egenskaper användaren uppfattar att en artefakt har och som dessutom ger ledtrådar om hur användningen ska gå till. • Constraints: Begränsar möjligheterna för handlingar. • Mapping: Relationen mellan gränssnittselementens utformning, hur dessa kan manipuleras och användas. Kontrollen ska likna den effekten av det som utförs, baserat på det som finns i världen. • Knowledge in the world/head: Kunskap kring hur en produkt ska användas och som dessutom finns tillgängligt i produkten själv, baserat på det existerande i världen. Respektive kunskapen som finns tillgänglig kring hur en produkt ska användas hos användaren, vilket är inlärt. 22 23 Billd med rättigheter från Ronald Carreno 24 6. Process- Kapitlet presenterar de olika metoder som använts under arbetet för att kunna besvara frågeställningarna. För att även ge en ökad förståelse går följande avsnitt igenom teorin bakom dessa metoder. beskrivning och metod 25 Enkäter Enkäter används ofta för att generera kvantitativ data genom stängda frågor. Eftersom varje fråga förbereds i förhand och besvaras på ett sådant sätt att respondent och intervjuledare inte har någon direkt kontakt, är enkäter en typ av indi- rekt och strukturerad intervjumetod. Enkäter är ett sätt att få in data från en stor mängd person- er som annars kan vara svåra att få kontakt med. Enkäter kan även användas för att stärka validi- teten på data som samlats in under exempelvis intervjuer (Bligård, 2015). 6.3 Analys och behovsidentifiering Nedan följer de metoder som använts för att analysera resultatet av datainsamlingen. KJ- analys KJ-analys är en analysmetod vars syfte är att sammanställa och strukturera en stor mängd insamlad data. Metoden går ut på att plocka ut citat från intervjuer och enkäter som är relevanta och därefter gruppera dem genom att placera citat med liknande innehåll tillsammans i grupper. De olika grupperna analyseras sedan för att identifiera problemområden och varje område får en titel. Metoden används för att organisera och prioritera den subjektiva datan, vilket senare underlättar vid definiera av behov och krav (Spool, 2004). 6.1 ACD3 ACD3-processen är en utvecklingsprocess som används för att strukturera arbete, synliggöra designbeslut och ge utrymme för innovation. Begreppet i sig står för aktivitetscentrerad design, där 3:an står för de tre strukturerna för processen. Dessa tre strukturer är designnivåer, designperspektiv och designaktiviteter. Proces- sen innefattar dessutom sju olika faser: 1. Behovsidentifiering 2. Användningsutformning 3. Övergripande utformning 4. Detaljerad utformning 5. Konstruktion 6. Produktion 7. Driftsättning (Bligård, 2015). 6.2 Empirisk datainsamling Nedan följer metoder för den empiriska datain- samlingen; en undersökning av respondenternas verkliga erfarenheter, åsikter och upplevelser. Intervjuer Intervjuer är en datainsamlingsmetod med målet att förstå hur användaren tänker. Det finns tre olika sorter av intervjustrukturer; ostruktur- erade, semistrukturerade och strukturerade. Ostrukturerade intervjuer innebär att det inte finns någon intervjumall att följa, semistruk- turerade innebär att det finns ett förutbestämt område som respondenten får prata fritt om, och strukturerade intervjuer är när det finns en förbestämd intervjumall som ska besvaras. Beroende på upplägget på intervjun kan interv- juaren få ut kvantitativ eller kvalitativ data. Ex- empelvis kan en strukturerad intervju lättare ge kvantitativ data medan en ostrukturerad intervju kan ge kvalitativ data (Bligård, 2015). 26 Five Whys Five whys är en metod för rotfelsanalys som används för att hitta grundorsakerna till förekommande problem. Att genomföra denna metod kan bidra till att skapa hållbara lösningar på problem och undvika att behöva åtgärda samma fel flera gånger. Metoden genomförs genom att ett problem fastställs, frågan varför problemet förekommer ställs, frågan besvaras med en anledning, frågan varför den anledningen förekommer ställs, den nya frågan besvaras och så vidare, tills fem frågor har besvarats. Efter fem frågor och svar anses grundorsaken till problemet ha identifierats och resultatet kan användas för att vidta relevanta åtgärder (Kanbanize, 2022). Parvis jämförelse En parvis jämförelse genomförs för att få ett så objektivt urval av önskemål som möjligt. Jämförelsen utförs genom att kriterierna som ska jämföras läggs in i raderna och kolumnerna på en matris. Sedan väljs ett kriterium som jämförs mot alla andra, tills alla kriterier har jämförts med alla. I denna jämförelse ska värdet 1 fördelas mellan de två kriterier som jämförs vilket i slutändan resulterar i att alla kriterier har en summa. Viktningen av kriterierna beräknas genom att ta summan av varje kriterie från den parvisa jämförelsen dividerat på totalen från alla kriterier. Denna beräkning ger en siffra, som således får en viktningsfaktor mellan 1-10. Viktningsfaktorerna är indelade i fyra spann, vilket ger prioriteringen av önskemålen i listorna över identifierade behov och önskemål. Denna jämförelse ger alltså en metodisk prioritering av önskemålen (Johannesson et al., 2004). 6.4 Konceptgenererings- metoder Nedan presenteras de metoder som använts i konceptgenereringen. Med konceptgenerering menas metoder för att skapa konkreta förslag på koncept som uppfyller listan över identifierade behov och önskemål. Brainstorming Detta är en metod där en grupp (5-15 personer) ska komma fram till så många lösningar som möjligt. Här går alltså kvantitet före kvalitet. Vid brainstorming skall fyra grundregler följas: • Kritik är inte tillåtet • Kvantitet eftersträvas • Gå utanför det vanliga • Kombinera idéer Denna metod går ut på att varje omgång börjar med att en i gruppen säger ett ämne eller fråga, som gruppen sedan idégenerar på genom att skissa eller skriva ner sina idéer. I slutet presenteras idéerna och resultatet sammanställs efteråt (Johannesson et al., 2004). Idéskiftesmetoden Idéskiftesmetoden går ut på att varje individ i en grupp har ett papper framför sig där denne påbörjar ett koncept under en begränsad tid, exempelvis 5 minuter. När tiden är över byter samtliga deltagare papper med varandra, och nu får varje person ett annat koncept att spinna vidare på. Detta repeteras tills alla deltagare har fått skriva och rita på varje papper. Med hjälp av denna metod åstadkoms olika lösningar med olika infallsvinklar och idéer. (Johannesson et al., 2004) Kontrollmetoden Denna metod är en mycket enkel konceptgenereringsmetod som utgår från en checklista som deltagarna idégenererar på. Checklistan baseras på listan över identifierade behov och önskemål som framtagits under en behovsstudie, vilken alltså behöver vara genomförd innan kontrollmetoden börjar. (Johannesson et al., 2004) 27 Billd med rättigheter från Ronald Carreno 28 7. Genomförande Följande kapitel beskriver projektet från början till slut. För att förenkla och få en tydlig struktur på arbetet delades projektet in i olika faser enligt ACD3. I kronologisk ordning var dessa: Fas 1 - Datainsamling, Fas 2 - Analys av datainsamling, Fas 3 - Konceptgenerering och Fas 4 - Konceptutvärdering och användaråterkoppling. 29 Utöver denna linjära process arbetades det även parallellt med en iterativ process likt det tillvägagångssätt som beskrivs i ACD3- processen. Detta innebar att gruppen kunde gå tillbaka till och se över eller göra om delar från tidigare faser när det ansågs finnas behov av att göra det. Under arbetsgången tillät detta gruppen att ta ett steg tillbaka, se över processen och analysera resultaten objektivt för att kunna komma fram till de mest lämpliga lösningarna. Genom att arbeta iterativt kunde det säkerställas att arbetet var på rätt väg och sammanhängde med syftet för studien. Figur A är en illustration för de översiktliga beskrivningar på varje fas, som därefter utvecklas mer djupgående i följande delavsnitt. Figur A - Illustration över genomförandet och dess faser 7.1 Fas 1 - Datainsamling Vidare beskrivs vad som gjordes under fas 1. Datainsamlingen genomfördes genom en kombination av intervjuer, en enkät och en marknadsundersökning. Dessa kompletterades med en löpande datainsamling från litteratur för att skapa en bättre förståelse av problembilden. 7.1.1 Introduktion med Hogia Arbetet med att samla in data och bygga en problembild inleddes genom en introduktion till Hogia och den verksamhet som företaget 30 bedriver. Denna bestod av en genomgång i ett urval av Hogias programvaror, till exempel Hogia SignIt och Hogia Point. Dessa kunde testas i en “testmiljö” för att utforska programmens olika funktioner. 7.1.2 Fördjupning inom hybridarbete Arbetet fortsatte genom att samla fakta om hybridarbete för att få en djupare förståelse av arbetet. Fokus låg framförallt på att undersöka hur privatpersoner och företag upplevt att arbeta helt eller delvis på distans under de senaste två åren och var de huvudsakliga problemen finns kring detta. 7.1.3 Pilotintervju Med grundläggande kunskap från datainsamlingen kunde en intervjumall (se bilaga 1) utformas. Mallen för pilotintervjun var av strukturerad karaktär med frågor inom följande områden: Allmänt, Teknik, Möten, Välmående och hälsa, Hogia-specifikt och Kommunikation. Pilotintervjun genomfördes med en anställd på Hogias HR-avdelning i syfte att utvärdera huruvida frågorna var tillräckligt tydliga och om de gav upphov till svar som var givande och låg inom ramen för vad som skulle undersökas. För att kunna utvärdera detta fick även deltagaren i pilotintervjun några frågor om upplevelsen av intervjun i slutet. Efter pilotintervjun formulerades några frågor om, varpå intervjuomgång 1 påbörjades. 31 7.1.4 Intervjuer Intervjuerna hölls av två ansvariga från kandidatgruppen åt gången, där en ställde frågor till respondenten, medan den andra antecknade vad som sades under intervjun. Intervjuerna spelades även in för att senare kunna transkriberas där det behövdes. Det eftersträvades att ha en mångfaldig grupp respondenter med olika erfarenheter av distansarbete för att få en heltäckande bild över hur distansarbete har fungerat på olika arbetsplatser. Detta ledde till att respondenternas kön, ålder, teknikvana, befattning och bransch skiljdes åt avsevärt. Intervjuerna riktade sig från början mot personer med erfarenhet av Hogias programvaror. De sex första intervjuerna genomfördes därför med kunder till Hogia som använder någon av deras produkter regelbundet i sitt arbete. Efter sex intervjuer ansågs en mättnad ha nåtts inom området Hogias programvaror. Detta i kombination med att det blev svårare att få svar från användare av Hogias produkter gällande medverkan i intervjuer ledde till att resterande intervjuer genomfördes med personer som inte var Hogias kunder. Intervjumallen var densamma som i första omgången med tillägg av mer djupgående frågor inom kommunikation och att frågor relaterade till Hogias program ströks (se bilaga 2). Intervjuerna hölls tills gruppen ansåg att en generell mättnadsnivå hade nåtts. Totalt hölls 18 intervjuer (se tabell A). Hänvisning Kön Åldersgrupp Befattning Erfarenhet av Hogias programvaror Intervju A Man 60-69 Arkitekt Utvecklare Nej Intervju B Kvinna 60-69 Civilekonom Ja Intervju C Kvinna 50-59 Sakkunnig på utbildningsförvalt- ningen Nej Intervju D Kvinna 50-59 Avdelningschef Löneadministarör Nej Intervju E Kvinna 50-59 Budget-och skul- drådgivning Nej Intervju F Kvinna 50-59 Ekonomi Ja Intervju G Kvinna 50-59 Ekonomi Ja Intervju H Kvinna 40-49 Aplicerad re- dovisningskonsult Ja Intervju I Kvinna 40-49 Löne- och ekonomi- ansvarig Ja Intervju J Kvinna 30-39 HR Nej Intervju K Man 20-29 Logistik-koordinator Nej Intervju L Kvinna 20-29 HR Nej Intervju M Man 20-29 Konstruktör Nej Intervju N Man 20-29 Personalvetare Nej Intervju O Kvinna 20-29 Mikrobiologisk laborant i kemi Nej Intervju P Man 20-29 Projektledning inom kundvårdssystem Nej Intervju Q Man 20-29 AI ingenjör Nej Intervju R Kvinna 20-29 UX-designer Ja Tabell A - Tabell över samtliga respondenter på intervjuerna 32 7.1.5 Enkät Parallellt med genomförandet av intervjuerna konstruerades en enkät (se bilaga 3) inom området kommunikation vid distansarbete. Enkäten riktade sig till alla som arbetar eller har arbetat på distans, och genomfördes i syfte att samla in kvantitativ data och skapa en representativ bild över hur distansarbete upplevts bland anställda på företag inom olika branscher runt om i Sverige. Enkäten publicerades på gruppmedlemmarnas privata facebooksidor och spreds via delningar från bekanta. Den publicerades även i relevanta facebookgrupper för personer som arbetat mycket på distans. Detta ansågs lämpligt eftersom det medförde en stor spridning i ålder, kön och bransch bland respondenterna och uppfyllde den mångfald av svar som var önskvärd för undersökningen. Enkäten stoppades efter att ha genererat 129 enskilda svar. 7.1.6 Marknadsundersökning En marknadsundersökning genomfördes för att få en bättre bild av de produkter som finns på marknaden som löser de problem som framkommit under datainsamlingen. Fokuset var brett till en början och alla program som kunde anses relevanta för hybridarbete undersöktes. Undersökningen smalnade av i takt med att arbetet gick framåt och fokus riktades istället mot områden som ansågs vara extra viktiga för just koncepten som växte fram under arbetets gång. 7.2 Fas 2 - Analys av datainsamling Här beskrivs vad som genomfördes i fas två. Denna bestod av en analys av datainsamlingen beskriven i kapitlet ovan. De två faserna skedde iterativt och vissa delar av analysen genomfördes parallellt med att data insamlades. 7.2.1 Analys Parallellt med datainsamlingen genomfördes en KJ-analys på intervjuerna och enkäten (se bilaga 4). Anteckningarna och inspelningarna från intervjuerna lästes igenom och transkriberades efter de var genomförda. Alla relevanta synpunkter och citat plockades ut och skrevs upp på lappar i programmet Mural. Lapparna sorterades sedan i relevanta kategorier såsom till exempel raster, kommunikation och arbetsmiljö. Detta gav en tydlig överblick över problemområdena och vilka som var mest relevanta att arbeta vidare med. Denna analys kompletterades även med metoden Five Whys för att få en bättre förståelse av grundorsakerna till problemen. 7.2.2 Listor över identifierade behov och önskemål När de olika kategorierna från KJ- analysmetoden och Five Whys hade identifierats påbörjades en lista över identifierades behov och önskemål. Efter detta genomfördes en prioritering mellan vad som var behov och vad som var önskemål för att hitta de mest väsentliga områdena att arbeta vidare med. Behoven sammanfattades i en lista medan prioriteringen av önskemålen gjordes genom en parvis jämförelse där de viktigaste önskemålen preciseras. Prioriteringen gjordes även genom att ha i åtanke vilka önskemål som var av störst intresse för användarna. En uppfattning av intresset hade erhållits genom datainsamlingen och den genomförda marknadsundersökningen i tidigare skede. Efter detta kunde slutligen en viktning genomföras. Listan kom att uppdateras löpande under arbetets gång. 33 7.3 Fas 3a - Konceptgenerering I fas 3a utfördes en första omgång konceptgenerering utifrån de behov och önskemål som identifierades under analysen. Fokuset och resultatet av konceptgeneringen skiljer sig från fas 3b och därav separeras faserna i a och b härifrån. 7.3.1 Konceptgenerering Under konceptgenereringen användes metoderna brainstorming, idéskiftesmetoden och kontrollmetoden för att komma fram till flera potentiella lösningar som kunde uppfylla de behov som fastställts i föregående fas. Då det under fas 2 identifierades tre separata problemområden gällande hybridarbete delades konceptgenereringen upp baserat på dessa och lösningar för varje område undersöktes. Anledningen till detta var att områdena var så pass olika att en helhetslösning inte ansågs kunna möta alla behov inom alla områden. Genom att bryta upp processen i flera små delar kunde gruppen istället få fram lösningar som uppfyllde ett eller ett fåtal behov väl. Utifrån de primära koncepten som genererats valdes ett antal ut för vidareutveckling. För att få en bättre bild av de olika koncepten tillverkades enklare visuella prototyper av gränssnitten i Adobe XD. 34 7.4 Fas 4a - Konceptutvärdering och användaråterkoppling På de framtagna koncepten i fas 3a genomfördes enklare utvärderingar genom samtal med handledare, IT-utvecklare på Hogia och en fortsatt marknadsundersökning. 7.4.1 Utvärdering av koncept Valet av vilket konceptförslag som skulle arbetas vidare med genomfördes tillsammans med handledare från Hogia och genom en fortsatt marknadsundersökning. Under marknadsundersökningen upptäcktes att några av lösningarna från idégeneringen var snarlika redan existerande program eller funktioner, vilket gjorde att det inte var lika åtråvärt att jobba vidare med just dessa lösningar. Handledarna från Hogia uttryckte även ett intresse av att fortsätta utveckla ett av konceptförslagen, Share och därför valdes det att arbeta vidare med detta. 7.4.2 Realisering i teorin Efter vidare diskussion med Hogias IT-utvecklare framkom problem med att realisera Share. Grunden till problemet låg i tekniska svårigheter att programmera en sådan lösning till följd av att bland annat existerande program inte är utformade för att stödja ett sådant program. Dessutom skulle det innebära en stor ekonomisk satsning att omprogrammera Hogias existerande program för att passa in i en sådan lösning. Av denna anledning beslutade gruppen att gå tillbaka till konceptgenereringsfasen för att kunna ta fram ett realiserbart koncept utifrån Hogias existerande system. Eftersom den föregående idéen fortfarande var omtyckt och ansågs unik i sin säljpunkt så valdes det även att behålla den men att istället presentera konceptet som en innovativ framtidslösning parallellt med en applicerbar lösning i dagsläget. 35 7.5 Fas 3b - Konceptgenerering I fas 3b konceptgenererades det ytterligare en omgång utifrån de behov och önskemål som identifierades under analysen. Inriktningen på konceptgenereringen och dess resultat skiljde sig från konceptgenereringen i fas 3a, därav se- pareras faserna i a och b. 7.5.1 Konceptgenerering Med utgångspunkt i listan över identifierade behov (se bilaga 5) genomfördes ytterligare en konceptgenerering med samma metoder som i tidigare fas. Fokus låg framförallt inom området hälsa och mer specifikt på frågor rörande rast och välmående. Anledningen till det valda om- rådet var att det ansågs här finns störst utveck- lingspotential. Vidare konceptframtagning re- sulterade i en lösning som senare kom att kallas BreakTime. Konceptet visualiserades sedan i Adobe XD. 36 7.6 Fas 4b -Konceptutvärdering och användaråterkoppling Det genomfördes användaråterkopplingar på de båda framtagna koncepten för att hitta event- uella förbättringsområden. Denna fas utfördes parallellt för de båda koncepten med hjälp av en intervjumall (se bilaga 5). Mallen innehöll frågor kring konceptens upplevda funktionalitet, visual- itet och tydlighet som även kompletterades med semantiska ordskalor för att få en förståelse för hur koncepten upplevdes och vad som kunde förbättras. Användaråterkopplingen genomfördes med fem personer i en iterativ process som skedde paral- lellt med att slutkoncepten förfinades. Deltagar- na var representanter från olika yrkesgrupper och hade erfarenhet av att arbeta eller studera på distans enligt Tabell B. Som följd av återkopplingen reviderades båda de framtagna koncepten genom att särskilda delars formatering, funktioner och färger ändrades. Kön Ålder Befattning Kvinna 20-29 Student Kvinna 20-29 Journalist Kvinna 50-59 Speciallärare Man 20-29 IT Man 20-29 Student Tabell B - Tabell över samtliga respondenter i användaråterkopplingen 37 Billd med rättigheter från Freddie Marriage 38 8. Resultat av I kapitlet presenteras resultatet av datainsamlingen som visar på en problembild där flera olika aspekter finns att ta hänsyn till. Resultatet kunde delas in i fyra huvudområden; • Hogias programvaror • Socialt sammanhang och välmående • Kommunikation • Möten Utifrån dessa kunde användarnas behov och önskemål inom de olika områdena identifieras och sammanställas till listor. datainsamling 39 “Hemma är man närmare sin fritid. Man hinner göra små ärenden hemma emellanåt.” - Respondent K 8.1 Hogias programvaror Totalt genomfördes fem intervjuer med Hogias kunder samt en pilotintervju med en anställd på Hogia. Kunderna som intervjuades arbetade bland annat inom ekonomi, lön och HR på olika företag och använde främst program såsom Hogia Lön, Hogia Personal, OpenHR och Hogia Ekonomi. Intervjuerna kompletterades även med en muntlig rådgivning med olika UX-designers och utvecklare på Hogia för olika programvaror inom olika branscher såsom logistik, bygg och fastighet. Resultatet visade på att Hogias programvaror i dagsläget fungerar bra oavsett var arbetet bedrivs ifrån. Arbetet som de intervjuade Hogia kunderna utför i programmen är främst individuellt och utan behov av samarbete med andra parter. Behövdes det hjälp rörde det främst mindre frågor eller att fräscha upp information om hur vissa program fungerade. Detta beskrevs som lätt att lösa även på distans genom exempelvis skärmdelning över ett videomöte eller genom att skicka iväg en fråga i en chatt eller i ett mail. I de fall då flera personer var inblandade i exempelvis samma ärende eller hade anledning att arbeta i samma program byggde arbetsuppgifterna som utfördes på varandra. En anställds arbete behövde vara klart för att den andra skulle kunna börja. Möjlighet att till exempel kunna arbeta samtidigt uttrycktes inte som lockande av respondenterna då den ena arbetsuppgiften naturligt byggde på den andra. Därav kunde kunderna inte se en poäng i en sådan funktion för enbart de använda Hogia programvarorna. När frågan Hur har din upplevelse varit av att använda dessa program på distans? kom under intervjun svarade alla respondenter någon variant av: “Jo men det funkar ju lika bra på distans som här på kontoret”. - Respondent B De problem som togs upp berörde tekniska förutsättningar. Det upplevdes till exempel ibland vara krångligt att fjärrstyra datorer när vissa program bara fanns tillgängliga lokalt på en stationär dator på kontoret. Program som fanns antingen lokalt på en bärbar dator eller tillgängligt via exempelvis Hogia Star som en molnbaserad tjänst fungerade däremot bra. Det upplevdes emellertid inte så pass krångligt att det medförde att arbetet var ogenomförbart, utan mer som mindre tekniska problem som kunde förekomma. 8.2 Socialt sammanhang och välmående Socialt sammanhang på arbetsplatsen var ett ämne som återkom frekvent under datainsamlingen. 54% av enkät respondenterna svarade att de upplevde att känslan av ensamhet och isolering ökat under den tid de arbetat på distans. Många uttryckte även under intervjuerna att personliga vänskapsrelationer till kollegor hade försämrats. Detta förklarades i flera intervjuer med att möten på distans ofta upplevs som mer målinriktade. Förutom arbete diskuteras sällan personliga angelägenheter på digitala möten som ofta är enda tillfället då kollegor samtalar direkt med varandra på distans. Speciellt nyanställda har det extra svårt att knyta närmare sociala kontakter. 91% av enkätrespondenterna uttryckte att förutsättningarna för nyanställda att lära känna sina kollegor hade försämrats. Under ett flertal intervjuer uppgav även respondenterna att det fanns svårigheter att lära känna nya personer digitalt. Många uttryckte även att arbetet upplevdes som tråkigare när de arbetade på distans på heltid och att de saknade det informella småpratet som vanligtvis sker på kontoret exempelvis under raster. Respondenterna uttryckte att det fanns ett värde i dessa små interaktionerna som både gjorde 40 “Hemma är man närmare sin fritid. Man hinner göra små ärenden hemma emellanåt.” - Respondent K arbetsdagen roligare och var viktiga för arbetet. De är en möjlighet att i en avslappnad miljö få diskutera idéer eller be om råd och input på det som det arbetas med för tillfället. En annan effekt av att inte träffa kollegor på distans och missta det sociala sammanhanget var att mindre raster togs under dagen. Majoriteten av de tillfrågade menade att det är vanligare med raster och spontana avbrott i arbetet då de befinner sig på kontoret. De flesta uttryckte att pauserna kommer mer naturligt och känns mer betydelsefulla då de spenderar tid tillsammans med kollegor. I enkäten uppger 52% av respondenterna att de tar mindre raster vid distansarbete och 25% uppger att mängden raster de tar är oförändrat. Det gick dock att se skillnad beroende på vad som gjordes under rasterna. Respondenter som svarade att de utförde någon typ av fysisk aktivitet under rasten, såsom att gå en promenad eller utföra ett kortare träningspass, värdesatte sina raster högre än de som inte gjorde sådana aktiviteter. Majoriteten av respondenterna uttryckte även en oro kring att inte bidra tillräckligt under distansarbetet och många uttryckte att de arbetat övertid för att kompensera för detta. De uttryckte även att det var svårare att stänga ner arbetet när arbetsdagen var slut och att det lätt blev att de arbetade senare än tänkt. Men allt var inte negativt med att arbeta på distans. Många uttryckte att de uppskattade den ökade friheten ett sådant arbete för med sig. Arbetssättet gav en större möjlighet att styra och anpassa sin arbetsdag. Detta visade sig underlätta vardagen för flertalet av intervjurespondenterna. De uttryckte att de uppskattade möjligheten att kunna anpassa arbetet för att ha möjlighet att hinna med att utföra ärenden och sysslor eller för att få möjlighet att spendera tid med vänner och familj. Även möjligheten att kunna utföra arbetet från en annan ort var uppskattat. Detta stöttas även av enkäten där 58% uppgav att de upplever ha en ökad fritid när de arbetar på distans och 63% att de har lättare att planera sin vardag. Den upplevda friheten förde också med sig negativa konsekvenser. Under intervjuerna framkom att många har svårt att släppa arbetet och avsluta när arbetsdagen är slut. När arbetsplatsen blir en påtaglig del i hemmet uttrycktes vara svårare att lägga arbetet ifrån sig. Många uttryckte tankar kring om att det var svårt att veta när det har gjorts tillräckligt för dagen, speciellt om till exempel ett ärende hade utförts under normal kontorstid och att det därför lätt blev några extra timmar på kvällen. Detta ledde till att många uttryckte att de antagligen arbetade mer än sina arbetstimmar. “Men lättare att glömma av av raster hemma. På jobbet blir man påmind. Hemma är det lätt att glömma av.” - Respondent A “Lätt att man sitter framför en skärm 8h i rad utan att man rör på sig eller tar rast” - Respondent B “Jag har tappat en del kontaktnät, när man inte springer på folk på kontoret längre.” - Respondent A “Digitalt skapar man inte band och relationer på samma sätt” - Respondent N “Förlägga viss distansarbete i vårt sommarhus med min fritid runt omkring ger mervärde för mig.” - Respondent E “Tar inga raster alls nästan när man är hemma, äter snabbt upp lunchen, går och hämtar en kaffe men sätter mig inte någon annanstans och slappnar av.” - Respondent H “Det är ensamt att inte befinna sig i en social miljö där man pushar varandra.” - Respondent J 41 8.3 Kommunikation De stora problemen som identifierades inom området kommunikation rörde framförallt den kommunikationen som ofta tas för given. Saker som att kunna ställa snabba frågor, diskutera idéer och få snabb feedback på sitt arbete. Många berättade under intervjuerna att vanligtvis enkla delar av arbetet som att peka ut saker eller visa upp delar av sitt arbete hade blivit svårare. Detta kunde medföra onödiga missförstånd när saker inte gått fram på sättet det var tänkt. Flera uttryckte även att tröskeln att ta kontakt med kollegor hade blivit större. Till skillnad från när arbetet sker från kontoret går det inte att se om en medarbetare sitter i telefon eller på annat sätt är upptagen. Flera av intervjupersonerna uttryckte att de på grund av detta hellre skickar iväg en fråga skriftligt trots att svarstiden blir längre jämfört med om frågan ställts via exempelvis ett telefonsamtal eller direkt personligen. Detta sätter ofta stopp i arbetet, speciellt om det är en fråga som direkt influerar det egna arbetet. 82% av alla som svarade på enkäten uttryckte att förutsättningarna för en nyanställd att komma in i sin arbetsroll hade försämrats. Nyanställda uttryckte till en större grad än sina kollegor att det var svårt att veta när och hur det var lägligt att ta kontakt med en kollega. Detta uttrycktes även vara ett problem för de mer erfarna på arbetsplatsen som ofta fick många frågor riktade till sig. De fann att det inte fanns tillräckligt bra sätt att indikera att de var upptagna och kunde istället uttrycka att frågorna blev ett problem som störde deras arbete. Speciellt då de ofta kom genom olika medier och inte var samlade på samma ställe och att de faktiskt hade uppskattat kortare samtal för att reda ut alla frågor på en gång. Respondenter uttryckte även att det ofta var svårt att veta till vem frågor skulle ställas. Ofta blev det att alla frågor blev riktade till den personen som respondenten kände bäst. Även om kanske inte den var den som var mest lämpad eller ens kapabel till att svara. Personer som respondenterna redan hade mycket kontakt med och som individen känner väl ansågs lättare att ta kontakt med än andra som kanske var mer lämpade men som det inte fanns samma relation till. Ett annat stort problemområde var kommunikationen och informationen som lätt missas när det spontana sociala utbytet som är vanligt på kontoret försvann. Många uttryckte att det var lättare att missa information då det inte blev samma naturliga informationsspridning som annars är vanlig under informella möten och raster. Att ha dagliga avstämningar menade många av respondenterna som testat detta vara en bra lösning för att öka kommunikationen inom företaget. Av de som inte hade dagliga avstämningar uttrycktes detta som ett önskemål för att förbättra kommunikationen på arbetsplatsen. Ytterligare förslag som diskuterades kring vad som kan förbättra kommunikationen på en hybrid arbetsplats var att ha olika typer av plattformar. Några personer önskade en gemensam arbetsplattform som kunde underlätta för samarbeten. Andra ville ha en gemensam plattform för anteckningar, någon typ av uppsamlingsplats för tankar och idéer som kunde diskuteras innan nästa möte. “Det man tappar är korridorssnacket där man kan blanda sig i när man hör andra prata. Det är nog en hel del missförstånd och onödiga konflikter baserat på att man bara pratar inom vissa kretsar.” - Respondent A “Det har varit en barriär att ta snabba bollar med kollegor spontant” - Respondent L “För mig är det viktigt att ha gemensamma plattformar att arbeta på, en digital delad arbetsyta.” - Respondent R “Som nyanställd behöver man ställa många dumma frågor. Då är det bra att vara på plats.” - Respondent P “På kontoret går man och pratar med någon och kollar in genom fönstret och ser att den är upptagen men i Teams är det helt plötsligt fem stycken chatter och det är ingen som pratar med varandra i dem samtidigt.” - Respondent A “På kontoret går man dit och frågar lite, och då om en person inte vet sitter det andra runtomkring. Det fungerar inte alls på distans för jag känner Kalle i det teamet och ställer alla frågor till honom men han har inte alla svar och kanske inte kan ta det vidare till alla.” - Respondent M42 8.4 Möten Under datainsamlingen pekade många av respondenterna på att möten är en viktig aspekt att utveckla för att en hybrid arbetsplats ska fungera. Att alla deltagare i mötet ska kunna vara delaktiga på lika villkor kom upp flera gånger såväl som vikten av att ha ett bra headset och med en fungerande kamera. Det framkom även att majoriteten av respondenterna föredrog att alla mötesdeltagare var antingen på distans eller på plats. Hybridmöten, där vissa satt tillsammans på kontoret medan andra satt själva hemma, uttrycktes fungera allra sämst då det var lätt för de som satt hemma att känna sig exkluderade från mötet. 38% av respondenterna i enkäten var överens om att det var svårare att bibehålla fokus under möten på distans. Även övrig datainsamling inom området bekräftade att aktiviteten var lägre och att det var lättare att bli passiv under mötet. Detta kan dels bero på att det är lättare att bli distraherad under möten på distans. Speciellt om det inte var krav att ha kameran på under mötet. Det var många som då uttryckte att det var lätt att sitta med annat samtidigt och att nivån för vad som upplevdes som okej att göra under ett möte sänktes. Att svara på ett mail som trillade in i inkorgen kändes för de flesta okej under ett digitalt möte men inte om samma möte skulle hållas på kontoret. Respondenterna medgav även att en sådan handling medförde sämre engagemang och uppmärksamhet på mötet. Det kom även fram att kommunikationen i allmänhet var svårare på ett digitalt möte än i verkligheten. Många uttryckte att det var svårt att veta när de skulle flika in kommentarer utan att avbryta någon och att det var svårt att få ordet. Något som upplevdes positivt var att inte behöva åka på affärsresor till partnerföretag eller huvudkontor för att delta i möten. Det framkom att många upplevde det positivt att slippa resa och att det sparade pengar för företaget. Att hålla digitala möten med aktörer som tidigare hade krävt en längre resa uppmuntrade även till att hålla fler regelbundna möten och på så vis skapa en bättre kontakt mellan parterna. 8.5 Listor över identifierade behov och önskemål Utifrån de tre områden som identifierades, socialt sammanhang och välmående, kommunikation och möten, gjordes en lista vardera över identifierade behov respektive önskemål. Behoven och önskemålen grundar sig främst i resultatet av intervjuerna och är viktade efter vad respondenterna ansåg var större och mindre problem. Listorna över identifierade behov respektive önskemål innehåller totalt 13 behov och 28 önskemål som svarar mot problemen som identifierades (se bilaga 6 och bilaga 7). Uppdelningen av vad som ansågs vara önskemål och behov baserades på vad som framkom under datainsamlingen vara av störst intresse för användarna. Viktningen av önskemålen gjordes genom en parvis jämförelse (se bilaga 8). Utefter viktningen valdes även inriktningen på resterande arbetet ut, då det annars hade blivit ett för omfattande arbete om ett likvärdigt fokus hade lagts på samtliga problemområden som identifierats. Detta val baserades även på den utförda marknadsundersökningen. “Svårt att veta vem som ska prata. Det är lättare hänt att råka avbryta varann.” - Respondent J “Man är generellt mer passiv på möten på distans” - Respondent D “Fokuset kan försvinna. Det är lätt att det kommer upp mail som man tänker att man snabbt kan svara på. Så har man tappat fokus från mötet i 5 min.” - Respondent F “För mig är det viktigt att ha gemensamma plattformar att arbeta på, en digital delad arbetsyta.” - Respondent R “Som nyanställd behöver man ställa många dumma frågor. Då är det bra att vara på plats.” - Respondent P 43 Billd med rättigheter från Timon Studler 44 9. Resultat av I kapitlet presenteras de två koncept som utvecklats. Det första konceptet, Share, är en delningsfunktion som möjliggör enklare samarbete kollegor emellan. BreakTime är det andra konceptet vars syfte är att uppmana kontorsanställda att arbeta mer hälsosamt och produktivt. utveckling koncept- 45 Direktlänkad dator När en programvara delas i Share får alla deltagare möjlighet att begära kontrollen över programmet. Programmet använder sig av färgkodning för att separera alla användare och vem som delar. Alla användare blir tilldelad en färg när de loggar in i Share, vilket syns på ikonerna tillsammans med varje användares initial. När en användare delar ett program i Share färgas även ramen runt fliken med samma ikonfärg användaren som delar programmet har. Utöver att flera användare kan vara inne samtidigt i programmet, kan gruppen dessutom samarbeta över olika programvaror samtidigt genom att öppna nya flikar. I figur D kan användaren se att programvaran Hogia Smart delas från Melinas dator, eftersom den syns inom den gröna färgmarkeringen. Fortnox delas av Victor. Detta uppmärksammas genom den rosa färgen. Genom att begära kontrollen kan användaren ändra i programmet och på så vis arbeta direkt i programvaran som befinner sig på Melinas dator, trots att de sitter på olika platser. Alla ändringar som görs i Share sker i realtid på Melinas dator där allt kommer att sparas när Melina väljer att avsluta sessionen. 9.1 Share I följande avsnitt presenteras konceptet Hogia Share och dess funktioner. I texten nedan kommer datorprogrammet Hogia Share endast att benämnas som Share. Syftet med Share är att dela externa programvaror såsom Hogia Smart, Fortnox, Photoshop etc. Share är tänkt att medföra en direktlänk mellan kollegor och programvaror. Genom att dela en programvara på arbetsytan i Share bjuds utvalda användare in att samarbeta i programvaran. Alla ändringar som sker i Share uppdateras direkt i datorn hos den användare vars programvara delas. 9.1.1 Funkti oner I detta kapitel presenteras samtliga funktioner som finns i konceptet Share. Starta ett samarbete På startsidan som möter användaren när Share öppnas kan användaren välja vilka personer som ska bjudas in till ett samarbete (se figur B). Ofta förekommande grupper kan sparas på startsidan för en snabbare användning. I kontaktboken eller under Starta nytt samarbete finns användare som går att kontakta för att inleda ett tillfälligt samarbete. Dela ett program När användaren har valt en grupp eller en person att samarbeta med uppmanas användaren till att dela ett arbete vilket sker på huvudsidan (se figur C). Förutom att dela den programvara som samarbetet ska ske i kan de som deltar se vilka som är anslutna via ikonerna i det övre högra hörnet, chatta med varandra och avsluta samarbetet. Figur B - Startsida för Share 46 Figur D - Arbetsytan i Share när programvara delas Figur C - Arbetsytan i Share när ingen programvara delas 47 Kommunikationen som är kopplad till Share sker i chatten (se figur E). Här kan deltagarna ställa frågor till varandra kopplat till det aktuella samarbetet. Användaren kan välja om det de vill skicka chattmeddelanden till alla som är anslutna till mötet eller välja specifika personer. När samarbetet är klart avslutas Share genom att användaren trycker på Avsluta. Alla ändringar som har gjorts finns på programvaran. Användaren som äger programvaran återfår kontrollen. Därefter stängs alla flikar och användaren återgår till startsidan där ett nytt samarbete kan påbörjas. Figur E - Arbetsytan i Share när chatten är aktiv 9.1.2 Uppfyllda behov och önskemål Ett behov som tidigt identifierades var att sänka tröskeln till snabb kommunikation såsom att ställa enklare frågor eller be om feedback. Share arbetar med att det ska vara enkelt att dela program för att få hjälp och synpunkter från olika parter som befinner sig på olika platser. Genom några knapptryck kan användaren dela program och medarbetare kan sen gå in när de har tid. Detta medför att användare antingen kan hantera ärenden när denne ha r tid eller arbeta tillsammans i realtid. Genom att Share även har genvägar på startsidan som leder till ofta använda kontakter går det snabbt att koppla upp sig. Hela programmet bygger på enkelhet, att genom några få knapptryck kunna dela sitt innehåll med relevanta parter och på detta sätt inkludera kollegor som inte är på kontoret för att utbyta snabb kommunikation. Genom chattfunktionen kan användarna snabbt skriva synpunkter och frågor och rikta kommunikationen till olika parter genom att välja vem eller vilka meddelandet går till i delningen. Det stora fokuset på detta koncept var behovet att förenkla samarbeten. Detta löser Share genom att göra det enklare att arbeta tillsammans i realtid även när de inblandade befinner sig på olika orter. Genom att ge användarna direkt kontroll över program på varandras datorer blir samarbeten lättare. Användarna kan gå in direkt och både demonstrera hur något ska göras eller på egen hand lösa medarbetares problem istället för att förklara och guida personen genom olika steg. Användare är inte heller låsta till programmet när detta händer, utan kan arbeta vidare med något annat under tiden. 48 sig till vad funktionerna innebär. Genom att programmet använder sig av färgkoder för att se vem som delar vad, finns en hög Visual clarity. Direkt när användaren går in i delningen tilldelas användaren en färg, vilket ses i ikonen i högra hörnet. Färgen användaren får visas tydligt när användaren i fråga delar ett program genom att den färgar ramen runt fliken. Detta ger alla i teamet en ledtråd till vem som delar utan att behöva läsa sig till det. 9.1.4 Användaråterkoppling Att arbeta i Share upplevdes enligt användaråterkopplingen som tydligt och enkelt. Detta syns i resultatet från den semantiska ordskalan i figur F. Share följer användarens förväntningar för vad som ska ske när program delas i programvaran då detta i flera avseenden kan kännas igen från skärmdelning i andra program. Share följer också yttre konsekvens vad gäller flikarna som kan öppnas i likhet med en webbläsare. Därav kan Share upplevas ha god guessability. Figur F - Semantisk ordskala för Share 9.1.3 Usability Under utvecklingen av Share låg stort fokus på att användaren skulle känna att denne har kontrollen över vad som delas och vem som kan göra ändringar i programvaran. Det skulle också vara tydligt för användaren att se när något delas och när det inte gör det för att medföra en känsla av säkerhet. Genom att tillämpa hög user control, förmodas användare inte oroa sig lika mycket för vad programmet gör utan själv känna att de har kontrollen. Genom att utgå ifrån designprincipen Prioritisation of functionality and information färgsattes endast de viktigaste funktionerna. Prioritisation of functionality and information syns även på programmets huvudsida, där funktionerna; dela, avsluta delning och chatta har störst och mest färgstarka knappar. Detta medför att användaren snabbt uppmärksammar dem. Det är viktigt att användaren snabbt ska kunna sätta sig in i programmet och inte behöva gissa 49 9.1.5 Användarscenario Nedanför presenteras ett användningsscenario där konceptet Share kan ge nytta. Det är måndag morgon och 53-åriga Monica ska jobba hemifrån Torslanda idag. Hon har sedan i höstas haft rutinen att arbeta hemifrån två dagar i veckan, och på kontoret tre dagar i veckan. Som redovisningsekonom tar hon hand om bokföring, boklsut och redovisingar på sitt företag, vilket brukar göras utan några större problem för Monica. Idag har Monica kört fast med sin bokföring och behöver hjälp från någon i hennes arbetsteam. I hennes team finns det två andra redovisningsekonomer, men de är på olika ställen idag och hon vet inte vad de håller på med just nu. Hon kan inte heller skicka Fortnox programmet på mail på grund av formatet, men skulle vilja förstå vad det är hon gjort fel. Monica beslutar sig att öppna programmet Share på sin dator. På startsidan kommer hennes team upp som en ofta använd grupp, kallat “Revisorteam 2”, och hon klickar på gruppen. Det tar henne till programmets huvudsida, där hon laddar upp sin Fortnox-sida. Inom sekunder får Nils, som jobbar på kontoret i centrala Göteborg, en notis på sin dator där det står att Monica delat något i Share. Valerie som jobbar från sitt landställe i Ystad pratar i telefon med en klient och ser också detta genom en notis på sin mail som hon har uppe samtidigt. Nils loggar in på Share, klickar sig in på “Revisorteam 2” och ser Monicas delning av Fortnox. Monica ser att Nils kommit in genom att ikonerna i högra hörnet dyker upp. Hon skriver ett meddelande i chattfunktionen att hon behöver hjälp med att hitta var det blivit fel i bokföringen. Nils ser Monicas meddelande och börjar kolla och klicka runt på Monicas Fortnox sida. Valerie har nu pratat klart i telefon och loggar också in i delningen och börjar också leta efter eventuella fel. Hon ser att Nils och Monica är där, och Monica och Nils ser att Valerie kommer in när hennes ikon lyser upp med en rosa färg. Valerie inser att hon vill dela med sig av sina Excelberäkningar för att hjälpa Monica förstå var problemet ligger. Hon skriver i chatten att hon ska visa en beräkning hon gjort. Därefter dyker en till sida upp på teamets Share-sida. Hon förstår att det är Valerie genom att den rosa färgmarkering runt fliken, samma färg som Valeries ikon med hennes initial i.. Monica går in och kollar på Valeries delning av sin Excel-fil, och börjar förstå vad problemet i bokföringen är. Medan detta sker har Nils börjat ändra siffror 50 i Monicas Fortnox och skriver i chatten att han nu ändrat klart så det borde vara rätt, innan han loggar ut för att fortsätta sitt eget arbete. Monica ser över Nils ändringar och trycker på avsluta. De ändringar som gjorts av Nils finns kvar på programvaran och Monica återfår kontrollen. Således stängs alla flikar stängs ner och återgår till startsidan, där ett nytt samarbete kan startas. Genom Valeries Excelberäkningar och Nils ändringar har nu Monica förstått vad som var fel genom Valerie och Nils hjälp genom Share. 51 Passar det inte att ta rasten när notisen dyker upp kan användaren senarelägga pausen gen- om att trycka “senare”. Meddelandet i figur L informerar då att pausen är senarelagd. Antalet minuter rasten senareläggs kan användaren själv ställa in i inställningarna. Både knappen “Starta Paus” och “Senare” är utav samma färg. Detta är för att inte signalera att något alternativ är det bättre. Alternativen ska kännas likvärdiga och ska signalera att båda alternativ är lika okej. För att rasten ska vara meningsfull ska den tas då den passar in i arbetet och när användaren känner att den behövs. Med 20 minuters intervall under arbetspasset ger BreakTime användaren en påminnelse om att byta kroppsposition (se figur M). Notisen uppmuntrar användaren till varierad arbetsergonomi då en statisk kroppsposition i längden kan leda till skador och förslitningar i koppen. 9.2 BreakTime Hogia BreakTime är en programvara som uppmuntrar arbetstagaren till en bättre hälsa i den hybrida arbetsmiljön. Hogia BreakTime kommer i följande text att benämnas som BreakTime. BreakTime medför att arbetstagaren kan registrera och hålla koll på sin arbetsdag, bli påmind om att ta raster och byta arbetsställning samt försäkra sig om att rätt antal arbetstimmar utförs oavsett vilken tid på dagen arbetet utförs. 9.2.1 Funktioner Nedtill följer en presentation av samtliga funktioner som finns i konceptet BreakTime. Stapeln och klockan Vid användning av BreakTime finns en stapel placerad längs högra sidan av datorn som ett eget fönster på skärmen oavsett vad datorn används till under arbetsdagen (se Figur G). Stapeln indikerar för användaren hur mycket av arbetsdagen som är avklarad med hjälp av den gröna färgen, desto högre stapeln är desto mer av arbetsdagen är utförd. Nere i det högra hörnet på datorns kontrollpanel finns en timer som är kopplad till raster. Under arbete, när ramen runt timern är svart, visar den hur många minuter det är kvar till rast (se figur H). Under rasten är ramen grön (se figur l). Då visar timern istället hur lång tid det är kvar innan rasten är slut. Notiser När det är dags att ta rast blir användaren påmind om att ta en genom en notis på datorn. Användaren kan välja vilken typ av notis hen föredrar utifrån de alternativ som visas i figur J och figur K. Det första alternativet (se figur J) är att få en notis som en ruta i högra hörnet. Det andra (se figur K) består av en ruta som täcker hela skärmen och tvingar användaren att direkt ta ett beslut angående att ta en rast eller att senarelägga den, innan arbetet kan fortgå. Innehållsmässigt är det inget som skiljer de två typerna av notiser åt. Figur G - Stapelns placering på datorskärmen 52 Figur H - Tid kvar av arbetsintervallet Figur I - Tid kvar av rasten Figur L - Notis för senarelagd paus Figur J - Diskret notis i högra hörnet Figur K - Täckande notis över hela skärmen Figur M - Notis för att uppmana till förändrad kroppsposition 53 Inställningar För att komma till inställningar för BreakTime trycker användaren på pilen i toppen av stapeln. Genom inställningarna (se figur N) kan användaren ställa in det arbetsintervall som passar, längden på raster samt hur länge rasten ska kunna senareläggas om notisen kommer olägligt. Under rubriken Visning & Notiser kan användaren bestämma vilka typer av notiser som ska visas eller om notiserna ska vara helt avstängda. Det går även att bestämma om stapeln till höger ska visas eller inte. För att uppmuntra användaren till en hälsosam arbetsdag kan förslag på hälsoaktivitet aktiveras. Användaren får då en daglig rekommendation på aktivitet att genomföra under rasten enligt figur O. Dessa aktiviteter kan exempelvis vara att djupandas, gå en promenad i det fina vädret, mindfulness, göra en serie kroppsrörelser eller ta en hälsosam fikarast. För att uppmuntra användaren att följa sina arbetstider och inte arbeta varken fler eller färre timmar än vad som förväntas kan användaren se sin statistik för veckan. Användaren kan se antalet arbetstimmar under den pågående veckan och vad det resulterar i för snitt per arbetsdag. Om användaren för datormusen till staplarna syns arbetstiden för varje enskild arbetsdag. Detta medför att användaren får en bättre översikt över sin arbetstid.När arbetsdagen är slut stängs programmet ner och För att uppmärksamma användaren ifall denne har arbetat mycket övertid syns varningstriangeln i hörnet på statistikdelen (se figur P). Förs datormusen till varningstriangeln dyker ett meddelande upp som informerar användaren om vad den varnar för enligt figur Q. Varningsmeddelandet är kopplat till arbetstidslagen och kan även kopplas ihop med olika branschers egna kollektivavtal. Under avancerade inställningar kan användaren även göra anpassningar för sin arbetsdag, så som hur lång en arbetsdag är. Figur O - Notis om hälsoaktivitet Figur Q - Statistik med varningsmeddelande Figur P - Statistik med varningssymbol 54 Figur N - Sidan för inställningar i BreakTime 55 9.2.2 Uppfyllda behov och önskemål Två av de önskemål som BreakTime uppfyller är att uppmuntra till förändrad kroppsposition och möjliggöra till eventuella förbättringar i den fysiska och psykiska hälsa. Breaktime ger uppmuntran och förslag till användaren om passande rastaktiviteter tillsammans med notiser efter en halvtimme av arbete där användaren uppmuntras att byta kroppsposition. När Breaktime öppnas visas en sammanställning av arbetstiden under veckan, vilket främjar att inte överarbeta och bibehålla en god balans mellan arbete och fritid. Det huvudsakliga behovet bakom detta koncept var att Uppmuntra till lämpliga avbrott för rast och/eller miljöombyte. Detta gör BreakTime genom notiser som uppmuntrar till lämpliga avbrott i arbetet. Notiserna går även att stänga av eller anpassa hur synliga de är beroende på användarens olika behov. Vidare finns förslag på passande aktiviteter för att effektivisera en rast, vilket i sin tur uppmuntrar till aktivitets- och miljöombyte. 9.2.3 Usability BreakTimes gränssnitt bygger på Prioritisation of functionality and information, ur det avseendet att informationen som visas på skärmen är begränsad till en stapel som illustrerar arbetsdagens längd. Notiser som visas är enbart kopplade till att ta rast eller byta arbetsställning. Dessa går även att stänga av om så önskas. Genom detta kan information prioriteras och användaren slipper ta till sig information som inte anses vara relevant. När programmet laddas ner för första gången ges användaren möjlighet att ställa in arbetsdagens längd direkt. Därefter kan användaren redigera längden på sin arbetsdag genom att gå in under fliken avancerade inställningar. Det krävs två knapptryck för att nå denna inställning men valet att lägga denna inställning här gjordes eftersom användaren generellt inte brukar ändra längden på arbetsdagarna ofta. Detta är en del av Prioritisation of functionality and information. Det arbetades också med att ge användaren Feedback. Under fliken inställningar finns det en sammanställning av arbetsveckan. Här visas hur mycket användaren har arbetat under den pågående veckan. Det dyker även upp en varningstriangel om det arbetats mycket övertid, då detta bör undvikas att ske under längre tidsperioder. Eftersom gränssnittet är utformat att interagera med användaren under arbetsdagen är det viktigt att detta inte upplevs störande eller energikrävande. Notiserna ska uppmärksammas men samtidigt inte ta allt för mycket fokus från det faktiska arbetet. Därmed finns möjligheten att välja hur notiserna syns på skärmen. Denna inställning gör att användaren kan anpassa hur mycket uppmärksamhet som ska riktas till notiserna. Detta är Consideration of user resources. 9.2.4 Användaråterkoppling Eftersom BreakTime konstant syns på användarens dator var det en viktig del av utvecklingen att programmet inte skulle uppfattas som ett störande moment på datorskärmen. För att inte ta uppmärksamhet från det arbetet som utförs på datorn består BreakTime av enkla geometrier och lågmälda färger. Detta medför att programmet vid första anblick kan vara svårt att förstå. Användaråterkopplingen visade på att stapeln till höger på datorskärmen var svår att uppfatta för en förstagångsanvändare. Efter att ha fått en genomgång av programmet upplevde däremot alla användare BreakTime som ett program som var lätt att navigera i och ville inte att stapeln skulle förtydligas på något sätt för att undvika att dra mer uppmärksamhet till sig. Därmed kan BreakTime anses ha en låg guessability men hög learnability. Visual clarity i gränssnittet är därmed hög för en erfaren användare men kan vara låg för en förstagångsanvändare då det kan vara svårt att uppmärksamma denna del av gränssnittet för första gången. 56 9.2.5 Användarscenario Märtha är 29 år och har arbetat på sitt jobb som HR-specialist i två år. Hon arbetar hemifrån olika mycket per vecka, men ofta blir det två eller tre dagar i veckan och resten av dagarna cyklar hon in till kontoret i Göteborg. Märtha har själv uppmärksammat att hon är dålig på att ta avbrott i arbetet när hon jobbar hemifrån. Hennes arbetsdag är åtta timmar men när hon inte är på kontoret är det lätt att hon arbetar övertid, utan att tänka på det. På senare tid har hon dessutom märkt att hon börjar bli tröttare av att sitta hemma och arbeta. Hon tror själv det beror på att hon inte rör på sig lika mycket eller tar passande avbrott, men det är svårt att hålla koll på tiden utan att höra kollegorna i korridoren som påminner en om en kafferast. De gånger Märtha tar raster hemma stannar hon ofta kvar vid datorn eller kollar sin mobil. För tre veckor sedan tipsade Märthas HR-kollega Anders om programmet BreakTime och att hon borde ladda ner det. Märtha har sedan dess använt BreakTime varje dag och upplevt en förändring i hennes arbetsmiljö hemma. Hon har ställt in ett arbetsintervall på 1 timme, med en rast på 10 minuter under inställningar. Utan att behöva tänka på vad klockan var när hon senast kom tillbaka från avbrottet, så kan Märtha arbeta ostört och koncentrerat tills den lilla notisen kommer upp i högra hörnet att det är dags för en rast. Ibland kommer notisen olägligt, men Märtha trycker då på “senare” knappen och skjuter upp rasten en 10 minuter för att bli klar innan det är dags. Genom att snabbt titta åt höger på stapeln i kanten av datorn kan hon även se hur stor andel av arbetsdagen som gått. Genom BreakTime har Märtha dessutom fått tips om vad hon ska göra på sin rast, vilket var ett problem innan. Hon testade fem minuter mindfulness på rasten i förrgår, stretching igår, och idag ska hon unna sig en 20 minuter rast för att hinna gå en liten promenad i trädgården. I slutet på arbetsdagen kan Märtha gå in på BreakTimes för att se statistiken över sin arbetsvecka, vilket hon gör genom att trycka på pilen i toppen av stapeln. Ibland har det till och med blivit att hon har slutat tidigare tack vare att hon sett att hon arbetat övertid i statistiken. De dagarna Märtha inte är på kontoret har hon nu lyckats få tillbaka energin för jobbet och behöver inte oroa sig för att inte arbeta tillräckligt. Genom BreakTime ser hon hur mycket hon jobbar och kan ställa in sina arbetsintervall. På rasten imorgon på kontoret ska Märtha allt tipsa Monica på ekonomiavdelningen om den här nya rastklockan, kallad BreakTime. 57 Billd med rättigheter från Mario Gogh 58 10. Diskussion I diskussionen analyseras resultatet utifrån vilka identifierade behov som vardera koncept uppfyller. Andra synpunkter kopplat till resultatdelen diskuteras i följande kapitel. Slutligen tas eventuella felkällor som kan ha påverkat resultatet i beaktning. 59 10.1 Realiserbarhet för Share Av tidigare marknadsundersökning drogs slutsatsen att utbudet av digitala samarbetsverktyg är stort. De flesta samarbetsprogram på marknaden, exempelvis Miro, bygger på redigering av gemensamt delade dokument bland deltagare i en vald grupp. Genom att även lagra dokumenten i moln får samtliga gruppmedlemmar möjligheten att få tillgång till dokumentet oavsett var de befinner sig eller vilken enhet de arbetar från. Detta gör programmen speciellt användbara för folk som arbetar på distans. Bortsett från dessa finns även program som bygger på andra principer för delning och samarbete. Ett sådant program är Microsoft Visual Studios live sharing verktyg som bygger på att alla filer lagras separat på användarnas egna datorer istället för i öppna mol