Learning from experience in a project-oriented real estate organization Project retrospectives and IT as supportive tools

Abstract

För att organisationer ska kunna vara effektiva måste de kunna lära av sina projekt och erfarenheter för att optimera sina processer och förhindra att misstag återupprepas (S. Duffield & Whitty, 2015). Denna master uppsats undersöker hur lärande processen på Wallenstam AB, ett svenskt fastighetsbolag, kan förbättras genom att implementera ett av organisationen nyutvecklat IT-system för att enklare nå information samt hur projekt återblickar i form av möten samt ifyllnad av formulär kan användas för att strukturera lärande processen.

Genom en abduktiv process inkluderat systematiskt kombinerande har lärande processen i Wallenstams ombyggnadsgrupp undersökts och ett teoretiskt ramverk skapats. Genom att granska dagens process genom SYLLK-modellen kunde det fastställas att fokus bör vara på att utveckla användandet av det tekniska elementet i lärande processen, vilket också var en förutsättning från organisationen som har utvecklat ett nytt IT-system som ännu inte används av projekt avdelningen. Utöver detta upptäcktes att ombyggnadsgruppen saknar en tydlig process av hur man ska lära från projekt, vilket var anledningen till att studera hur projekt återblickar kan användas för att strukturera processen. Data har samlats genom litteraturstudier, semistrukturerade intervjuer och deltagande observationer, tilläggas bör också att författaren är anställd av Wallenstam. Slutligen användes SECI-modellen, som förklarar hur kunskap skapas för att utvärdera hur de diskuterade åtgärderna faktiskt kan stötta lärande processen och skapandet av kunskap.

Det konstaterades att genom implementering av det nya IT-systemet finns det god potential i att förbättra accessen till information genom sök- och sorteringsverktyg. Detta kan tillgängliggöra efterfrågad information till den som behöver det när den behövs och även förse sökaren av information med statistik av rapporterade fel från de olika projekten. Projekt återblickar har visats vara något som effektivt bidrar till att projektdeltagare reflekterar över tidigare utföranden, vilket är en nyckel för framtida lärande (Kerth, 2013) och därmed identifiera samt sprida lärdomar effektivt med stöd av det nya IT-systemet. Att till sist applicera dessa lärdomar från de dokumenterade återblickarna och information från tidigare projekt i praktiken tillsammans med rådgivning från kollegor och entreprenörer som har erfarenhet från dessa liknande redan utförda projekt bidrar till att sluta lärande spiralen sett ur SECI-modellens perspektiv. Vilken förklarar hur kunskap skapas genom interaktion och omvandlingar mellan explicit och implicit kunskap (Nonaka et al., 2000).

Medan alla lärande system behöver anpassas för att tillfredsställa de behov som en organisation har (Terzieva, 2014), har denna master uppsats påvisat att den finns potential i IT-system att förbättra access till information och i tillbaka återblickar för att strukturerat identifiera och sprida lärdomar från projekt och på så vis stärka en lärande process.