Från sömnlös bearbetning till sömlös process Effektivisering av 1177-ärenden på Sömnmedicinska avdelningen genom Lean-principer

Abstract

1177 Vårdguiden är en digital tjänst som möjliggör kommunikation mellan patienter och vårdgivare inom svensk hälso- och sjukvård. På Sömnmedicinsk avdelning vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset har volymen invånarinitierade ärenden via 1177 ökat markant efter pandemin, utan att motsvarande resurstilldelning skett. Detta har lett till längre svarstider, ökad arbetsbelastning och en upplevd ineffektivitet i ärendehanteringen. Syftet med detta examensarbete är att kartlägga de nuvarande värdeflöden för ärenden via 1177 och identifiera förbättringsområden som kan bidra till minskade svarstider och ett mer effektivt arbetssätt. Studien har genomförts med kvalitativa metoder, där deltagande observationer och semistrukturerade intervjuer med personal utgjort grunden för datainsamlingen. Analysen har utförts med stöd av tematisk analys samt teorier och principer från Lean produktion. Resultaten visar att processen präglas av variation, dubbelarbete, väntetider och brist på stödjande system. Vissa ärendekategorier följer olika delvis otydliga processer, vilket försvårar planering och orsakar felkategoriseringar. Personalresurser är begränsade och det saknas tydliga riktlinjer för hantering av ärenden. I diskussionen jämförs resultaten med teorier inom Lean, där fokus ligger på värdeflöde, standardisering, resurseffektivitet och kommunikation. Flera förbättringsförslag presenteras, bland annat införande av autosortering och autosvar, standardiserade processer samt tydligare patientinformation.