Hur hantering av informationsflödet påverkar verksamheten En studie på Speed Group AB

Abstract

Studien undersöker informationsflödet i orderprocessen som sker via mejl och hur det påverkar arbetet på avdelningen Sigma, som är en del av Speed Group AB. Speed är ett tredjepartslogistik företag och uppdragsgivaren för avdelningen Sigma är Omega. Studien har genomförts med hjälp av en kombination av observationer, intervjuer och analys av interna data, i syfte att kartlägga informationsflödet samt identifiera konsekvenser och möjliga standardiseringsåtgärder. Informationsflödet i orderprocessen kartlades genom en cross- functional process map för att visa Sigmas beroende av mejlkommunikation och information från Omega, vilket ibland är ofullständig och otydlig. Det påvisades att Sigma saknar kontroll över innehåll och tidpunkt för när informationsöverföringen sker, vilket bidrar till en sårbar orderprocess. Saknad information leder till att order kan behöva pausas på Sigma och att kompletterande mejl behöver skickas till Omega. Detta orsaker slöserier såsom väntan, onödiga arbetsmoment, extra lagerhållning och att resurser inte utnyttjas optimalt. Det leder till mer administrativt arbete och en repetitiv mejlkommunikation mellan Sigma och Omega. Samtidigt tillför dessa slöserier ingen värdeökning i orderprocessen. Arbetssättet på Sigma bygger till stor del på personbunden kunskap, vilket innebär ett beroende av operatörernas erfarenhet och individuella kunskap. Det saknas standardiserade arbetssätt för hur kompletterande information ska efterfrågas, som leder till variation i arbetssätt mellan operatörerna på avdelningen. Mot dessa utgångspunkter framkom det behov av åtgärder. Åtgärderna syftar till att minska orsakerna till slöserierna genom att införa allmänna standardiseringsåtgärder, vilket kan minska verksamhetens beroende av operatörernas tysta kunskap. Vidare föreslås standardisering av orderinformation samt hur saknad information ska loggas, för att säkerställa att det finns en mall över hur kompletterande kommunikation ska ske och därigenom bidra till en spårbar och strukturerad orderprocess.